嘉義市政府財政稅務局檔案應用作業要點

中華民國99年11月26日 嘉市稅行字第0990738507號函頒

中華民國107年2月26日嘉市財行字第1077502087號修正

中華民國107年4月16日嘉市財行字第1077504318號修正

壹、依據

嘉義市政府財政稅務局(以下簡稱本局)為辦理檔案法、政府資訊公開法及行程序法第四十六條有關檔案開放應用事項，特訂定本須知。

貳、目的

便利民眾共享及公平利用檔案資訊，保障人民知的權利。

參、處理步驟

一、作業流程(作業流程簡圖)

二、申請：

(一)申請閱覽、抄錄或複製本局檔案，應填具申請書或以書面載明相關事項，以書面（親自持送或通訊方式）向本局申請。

(二)申請書應載明下列事項：

1.申請人姓名、出生年月日、身分證明文件字號、住(居)所地址及聯絡電話；申請人為法人或其他設有管理人或代表人之團體，其名稱、事務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、住(居)所地址及聯絡電話。

2.申請人為個人請檢具個人身分證或駕照正本；法人、團體、事務所或營業所請檢附登記證影本（影本加註具結「與正本相符，如有不實願負法律責任」字句代替正本並簽章）及負責人、代表人或管理人之證明文件。

3.有代理人者，其姓名、出生年月日、身分證明文件字號、住(居)所地址及聯絡電話。

4.意定代理者，應提出委任書；法定代理者，應敘明其關係及檢具相關證明文件。

5.檔號或文號、檔案名稱或內容要旨、申請項目、目的及用途、申請日期。

6.有使用檔案原件之必要者，其事由。

三、申請之限制：

(一)本局檔案應用准駁，應依檔案法第18條、政府資訊公開法第18條、行政程序法第46條及其他法令之規定辦理。

(二)外國人申請檔案應用，應依政府資訊公開法第9條第2項規定，以其本國法令未限制中華民國國民申請提供其政府資訊者為限。

(三)檔案應用，以提供複製品為原則；有使用原件之必要者，應於申請時記載其事由，本局有保留准駁之權限。如涉及著作權事項，應依著作權法及相關規定辦理。

(四)電子檔案提供應用前，本局得視實際需要，加註浮水印或其他必要之處理；如以電子媒體儲存離線交付者，其媒體種類及規格，依「文書及檔案管理電腦化作業規範」之規定為之，本局並提供讀取檔案內容所需之軟體名稱及版本。

四、審核及回覆：

(一)文書單位收受申請書並登入收文號後，依申請應用之檔案業務性質，由該承辦單位辦理。

(二)業務單位承辦人員(以下簡稱承辦人員)依據申請書所載事項，確認其正確性，如有誤繕者，應以另紙方式補正(如檔號、檔案名稱或內容要旨等相關資料)。

(三)承辦人員檢查申請案件是否符合規定，如有不合規定程式或資料不全者，應通知申請人於7日內補正，逾期不補正或不能補正者，得駁回其申請。

(四)承辦人員審理申請案時，應依規定向檔案管理單位辦理檢調，以供准駁之參考。

(五)承辦人員應就檔案內容得否提供應用應先擬妥審核通知書併同申請審核表，必要時簽會該檔案所涉其他業務單位，徵詢其意見；檔案如有應限制公開或提供之部份，應先予註記後，陳權責長官核示。

申請案件之准駁，應自受理之日起（如有補正資料，自申請人補正之日起算）15日內，以書面通知申請人審核結果；必要時，得予延長，延長之期間不得逾15日，惟申請應用之檔案如數量過多，無法於法定期限內完成審核時，得與申請者協商分批審復。前項審核通知書除駁回申請者應敘明理由外，經核准應用者，應載明下列事項：

1.檔案應用准駁之意旨。

2.檔案應用方式、時間及處所。

3.檔案應用注意事項及收費標準。

4.應攜帶之相關證明文件。

(六)經審核核准應用檔案者，承辦人員應備妥審核通知書併同「檔案應用審核表」回覆申請人，且副知檔案管理單位；經審核駁回者，承辦人員應載明其理由，通知申請人，並副知檔案管理單位及辦理還卷。

(七)檔案因修補、展覽、機關檢調或其他情形無法提供應用時，應告知申請人理由及得以提供應用之時間。

(八)不服本局審核決定者，得自審核通知書送達翌日起30日內，繕具訴願書向嘉義市政府提起訴願。

五、準備檔案：

(一)申請案件經核准者，承辦人員應就核准應用項目於檔案應用約定日期前備妥檔案。 。

(二)承辦人員應檢查檔案是否有限制公開，如僅其中一部分有應限制公開或提供之情形，應採「分離原則」，去除不得公開部分，就其他部分公開或提供之，在不影響資料判讀原則下，檔案可拆卷者，將不宜公開之部分抽離後提供應用，檔案不可拆卷者將不宜公開之部分適當隱藏或遮蓋後影印提供應用，並於「檔案應用簽收單」註記檔案部分抽離或遮蓋情形。

(三)准予閱覽、抄錄或複製者，承辦人員應將原件或複製品備妥併同審核通知書影本及檔案應用簽收單放置一處待用。

六、提供檔案：

(一)時間：星期一至星期五上午8:30~11:30，下午2:00~5:00。國定及例假日不開放；如有其他特殊原因停止開放時，另行公告週知。

(二)地點：本局檔案閱覽室為主，特殊情形得安排於1樓收件處。

(三)應用檔案：

1.申請人接獲通知應用檔案時，如需提供檔案複製郵寄服務者，承辦人員應先收取申請人繳交之郵資、手續費及複製費用後，將複製品併同收據寄交申請人。

2.申請人至機關指定處所檔案應用時，應出示審核通知書及身分證明文件予承辦人員並完成「檔案閱覽室使用登記表」登記程序後，由承辦人員陪同始得進入檔案閱覽處所，並依照本局「檔案閱覽室使用注意事項」規定辦理，認有必要應通知資訊人員到場資安維護。

3. 承辦人員將檔案交付申請人，並經確認數量無誤後，應請其於檔案應用簽收單簽名。

4.申請人應用之檔案，不得攜出應用處所；申請人如有必要離開應用處所時，應將檔案交還承辦人員保管。

5.申請人應用檔案，應保持檔案資料之完整，如發生下列情形者，應停止其閱覽或抄錄；其涉及刑事責任者，移送檢察機關偵辦。

(1) 添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。

(2) 拆散已裝訂完成之檔案。

(3) 以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。

七、還卷：

(一)檔案應用完畢，承辦人員應當場檢視申請人歸還檔案之完整性及是否有不當破壞情形；如有污損、破壞等不當使用情形，應於檔案應用簽收單註記後依參-六-（三）-5相關規定辦理。

(二)申請人應用檔案應於當日歸還，如未能於當日應用檔案完畢者，承辦人員應先於檔案應用簽收單註記應用情形後，先辦理還卷，另日再行調閱。

(三)申請人閱畢檔案應歸還承辦人員並經點收無訛後，承辦人員應於檔案應用簽收單上註記還卷並將第一聯交付申請人收執。

(四)承辦人員應將檔案應用簽收單第二聯併同供閱覽檔案依調案歸還相關規定辦理還卷。

八、收費及解繳：

(一)申請人檔案應用完畢，由承辦人員計算應繳費用並將應收費用填寫於「檔案應用收費明細表」後向出納單位領用自行收納款項收據；上開收據事由欄註記為「應用檔案服務費」。

(二)承辦人員陪同申請人至本局出納單位收費後，將收據第一聯交予申請人(有檔案複製品者，併同交予)，第二聯附案備查，第三聯送會計單位記帳(郵寄服務時公文副本併同交予)，第四聯填發單位存查，第五聯由出納人員存查，收費款項並依規定解繳公庫。

(三)提供郵寄服務，複製費用及郵資應以現金袋、郵政匯票送本局或電匯方式繳納。

(四)承辦人員收受申請人郵寄繳納之匯票及現金時，應掣據至本局出納單位收款後，檔案複製品及收據聯依參-八-(二)規定辦理。

(五)申請人以電匯方式繳納者，請匯入本局帳戶(臺灣銀行嘉義分行，戶名：嘉義市政府財政稅務局保管金專戶，帳號：014038093791)，經本局業務單位向會計單位查閱無訛後，掣據至本局出納單位核章，再將檔案複製品及收據聯依參-八-(二)規定辦理。

九、檔案應用調查及統計：

為瞭解檔案應用成效，檔案管理單位應依檔案應用申請審核通知書副本及檔案應用簽收單所載，統計檔案申請應用情形。

肆、收費標準

依國家發展委員會檔案管理局「檔案閱覽抄錄複製收費標準」收費，修正時亦同。

伍、本應用須知奉核定後實施，修正時亦同。